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8 Buchhaltungsgewohnheiten, die jedes Unternehmen etablieren sollte

8 Buchhaltungsgewohnheiten, die jedes Unternehmen etablieren sollte

Eine korrekte Buchhaltung gehört zur Grundlage eines jeden Unternehmens. Effiziente und regelmäßige Buchführung sorgt dafür, dass der Überblick über den Cashflow, die Steuern und die Finanzen behalten wird und gibt Einblicke in die Entwicklungen des Unternehmens. Sie hilft dabei, Geschäftsziele zu nachzuverfolgen und sie auch zu erreichen. Die Etablierung effektiver Buchhaltungsgewohnheiten ermöglicht es daher, die verschiedenen Aspekte und Komplexitäten eines Unternehmens zu überwachen.

 

Eine mangelhafte Buchhaltung hingegen kann das Wachstum eines Unternehmens beeinträchtigen. Das kann so weit gehen, dass sogar mit rechtlichen Konsequenzen gerechnet werden muss. Deswegen ist es sinnvoll, folgende Gewohnheiten zu etablieren, um die Buchhaltung des Unternehmens immer auf einem aktuellen Stand zu halten.

 

 

1. Persönliche und geschäftliche Ausgaben trennen

 

Das erste, was als Unternehmer:in getan werden sollte, ist, persönliche Ausgaben von geschäftlichen Ausgaben zu trennen. Es ist wichtig, dass dafür ein separates Bankkonto eröffnet wird, sobald geschäftliche Aktivitäten beginnen. Um verschiedenen Bedürfnissen nachzukommen, sollte in diesem Zusammenhang eine Bank mit flexiblen Optionen ausgewählt werden. 

Wer auf ein Geschäftskonto verzichten möchte, riskiert, Privates und Berufliches miteinander zu vermischen und den Überblick für die Buchhaltung zu verlieren. Das Führen mehrerer Konten hingegen erfordert ein gewisses Management, da alle Aufzeichnungen separat dokumentiert werden müssen. Dieser Schritt ist jedoch unumgänglich, da alle Ein- und Ausgänge für die geschäftliche Buchhaltung nachgewiesen werden müssen. Getrennte Konten erleichtern die Buchhaltungsgewohnheiten also langfristig. 

 

 

2. Grundlagen der Buchführung kennenlernen

 

Da die Buchführung sehr komplex ist, empfehlen wir eine:n Wirtschaftsprüfer:in oder eine:n Buchhalter:in mit dieser Aufgabe zu beauftragen. Das sollte neue Unternehmer:innen jedoch nicht davon abhalten, die Grundlagen der Buchführung zu erlernen. Wer nämlich über die Prozesse und Vorteile korrekter Buchführung Bescheid weiß, kann das Wachstum des Unternehmens aktiver antreiben. Außerdem hilft das Grundwissen dabei, effektiv mit dem/der Buchhalter:in zu kommunizieren und im Falle einer schlechten Buchführung eine Lösung zu finden. 

 

Vor allem, wenn auch internationale Kund:innen betreut werden, kann es in der Gesetzgebung zu Verwirrung oder falschen Registrierungen kommen. Wer Dokumente selbst verwaltet, sollte seine Buchhaltungspflichten gut kennen, damit alle einhergehenden Gesetze verstanden und Fehler vermieden werden können. Außerdem ist es wichtig, dass man sich fortlaufend über neue Regularien auf dem Laufenden hält und sich fortbildet. 

 

Da diese Arbeiten sehr überwältigend werden können, ist es oft sehr sinnvoll und auch notwendig, eine:n sachkundige:n und qualifizierte:n Buchhalter:in an der Seite zu haben. Diese:r unterstützt bei der Verwaltung und Führung der Bücher.

 

 

3. Papierkram organisieren

 

Die chronologische Ablage der Geschäftsunterlagen ist für jede:n Geschäftsinhaber:in notwendig. Wer seine Finanzdokumente organisiert hält, ist auch in der Lage, jeden Teil zu finden, der benötigt werden könnten. Eine gute Organisation hilft auch dabei, im Falle einer Steuerprüfung alle notwendigen Beweise vorlegen zu können. Außerdem sind Unternehmen in Deutschland sogar dazu verpflichtet, Dokumente und Steuererklärungen mindestens 10 Jahre aufzuheben.

 

 

4. Zahlungen nachverfolgen

 

Barzahlungen sind nicht einfach nachzuverfolgen, vor allem wenn große Transaktionen vorgenommen werden. Es ist einfacher, Finanzielles einzusehen, wenn Transaktionen über eine Kredit- oder Debitkarte erfolgen. Es ist sehr wichtig, Ausgaben zu verfolgen, um den Gewinn und Verlust zu ermitteln. Damit die Zahlen validiert werden können, ist es notwendig, sie zu überprüfen und mit Kontoauszügen zu vergleichen.

 

 

5. Bücher auf dem neuesten Stand halten

 

Die Bücher eines Unternehmens helfen, die Finanzen im Griff zu behalten. Wenn sie regelmäßig aktualisiert werden, können Geschäftsbücher auch warnende Funktionen einnehmen, bevor größere Probleme auftreten. Indem die Bücher regelmäßig aktualisiert werden, wird auch die Qualität und Zuverlässigkeit der Daten besser. Je nach den Bedürfnissen des Unternehmens können diese Aufgabe wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich durchgeführt werden. Zuverlässige und aktuelle Daten helfen dabei, fundierte Entscheidungen für das Wachstum des Unternehmens zu treffen.

 

 

6. Fristen einhalten

 

Es ist sehr wichtig, alle Fristen für die Einhaltung der Steuervorschriften einzuhalten. Eine vorausschauende Planung der Fristen hilft also, Probleme, die in letzter Minute auftreten könnten, zu vermeiden. Um den steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen, ist es empfehlenswert, die gesammelten Steuerposten zu trennen. Für zusätzliche Sicherheit kann sogar ein separates Bankkonto eröffnet werden und der zu zahlende Steuerbetrag auf dieses Konto überwiesen werden.

 

Ein weiterer wichtiger Termin, den Unternehmen berücksichtigen müssen, ist die Auszahlung der Löhne. Mit einem/einer Lohnbuchhalter:in an Bord kann den betrieblichen Lohnverpflichtungen schnell und korrekt nachgekommen werden.

 

 

7. Eine Buchhaltungssoftware auswählen

 

Es ist wichtig, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, die allen aktuellen Geschäftsanforderungen entspricht, sich aber auch anpassen kann, wenn das Unternehmen wächst. Buchhaltungssoftwares können komplexe Funktionen in Bezug auf das Kassenbuch, Hauptbuch, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, die Verfolgung von Geschäftsbankkonten und vielem mehr ausführen. So kann effizienter gearbeitet werden und Fehler im Vergleich zur manuellen Buchführung reduziert werden.

 

 

8. Datensätze digitalisieren

 

Wer ein Unternehmen führt, hat mit viel Papierkram zu tun. Dafür muss der Überblick über alle Buchhaltungsunterlagen und Belege, Rechnungen, Quittungen, Steuerunterlagen und Kontoauszüge behalten werden. Das Scannen dieser Dokumente hilft, Verlusten vorzubeugen und den Zugriff zu erleichtern. Ein Cloud-Backup der wichtigen Dokumente reduziert zudem die Menge an Papier, die aufbewahrt werden muss.

 

Der Aufbau einer soliden Grundlage durch effektive Buchhaltungsgewohnheiten ermöglicht es Unternehmen, schneller zu wachsen und sich zu entwickeln.

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