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Reisekostenabrechnung für Dienstreisen erstellen

Reisekostenabrechnung für Dienstreisen erstellen

Um erklären zu könne, wie Reisekosten von einer Dienstreise abgerechnet werden, muss zunächst definiert werden, was eine Reisekostenabrechnung ist und wann eine Reise als geschäftlich gilt.

Definition Reisekostenabrechnung:

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller Kosten, die einem Unternehmen durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Zu den Reisekosten gehören die Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand. Diese Reisekostenabrechnungen können von jedem/jeder erstellt werden, der/die auf Dienstreise war. Das heißt Unternehmer:innen haben ebenso ein Recht darauf wie Angestellte.

Definition Dienstreise:

Es handelt sich um eine Dienstreise, wenn der/die Unternehmer:in selbst oder ein:e Arbeitnehmer:in vorübergehend außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte und der privaten Wohnung beruflich tätig wird. Im Steuerrecht spricht man deshalb nicht von einer Geschäftsreise, sondern von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Dazu gehören beispielsweise Kund:innenbesuche außerhalb der Stadtgrenze, Fahrten zu Messen, Schulungen oder Kongressen sowie Fahrten zu anderen Firmenstandorten.

Pflicht zum Erstellen einer Reiskostenabrechnung

In Deutschland gibt es keine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Das bedeutet, dass Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen keine Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen zahlen müssen. In dem Fall können Angestellte die entstandenen Kosten bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

 

Eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, ergibt jedoch dennoch Sinn, da durch sie deutlich nachgewiesen werden kann, dass es sich um eine Dienstreise gehandelt hat. Nur dann können Arbeitnehmer:innen Reisekosten lohnsteuerfrei und Unternehmer:innen Reisekosten steuerlich geltend machen. Dafür werden mittels Reisekostenabrechnung alle Kosten aufgestellt und entsprechende Belege und Quittungen hinterlegt.

Welche Kosten können während der Dienstreise geltend gemacht werden?

Werden folgende Kosten dokumentiert und Belege und Quittungen aufbewahrt, können sie innerhalb einer Dienstreise geltend gemacht werden:

 

  1. Fahrtkosten
  2. Übernachtungskosten
  3. Verpflegungsmehraufwand
  4. Reisenebenkosten

Folgende Kosten werden grundsätzlich nicht gestattet, auch wenn sie während einer Dienstreise abgerechnet wurden:

  • Bußgelder
  • Minibarkosten des Hotels
  • Pay-TV
  • Kosten für zusätzliches Gepäck
  • Wellnessbehandlungen

Fahrtkosten bei der Reisekostenabrechnung

Sobald Reisende nicht mit einem Firmenwagen reisen, können Fahrtkosten geltend gemacht werden. Hier kann alles aufgelistet werden, was mit Hin- und Rückfahrten, Fahrten am Zielort und Zwischenheimfahrten zu tun hat. Dabei ist es egal, ob die Reise mit einem Privatwagen, Mietwagen, mit dem Flugzeug, der Bahn oder dem Taxi zurückgelegt wurde. Bei Reisen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln sowie bei Leihfahrzeugen ist eine Berechnung der Kosten nicht schwer, da hierfür Rechnungen bzw.  Tickets erstellt werden und diese als Beleg dienen.

 

Wird ein privater PKW genutzt, muss auf ein paar Details geachtet werden:

 

Entweder kann eine Kilometerpauschale oder ein fahrzeugindividueller Kilometersatz verwendet werden, um Kosten zu berechnen. In beiden Fällen muss ein Fahrtenbuch geführt werden.

 

Die Abrechnung bei einer Kilometerpauschale funktioniert etwas einfacher. Dabei erhalten Reisende bei Geschäftsreisen 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer, wenn ein Motorrad oder Moped genutzt wird.

 

Wer nach dem Kilometersatz berechnet, muss die gesamten Kosten, die jährlich für den privaten PKW angefallen sind, addieren und durch die Zahl der insgesamt gefahrenen Kilometer teilen. Anteilig wird dann die Summe für die beruflich gefahrene Strecke berechnet. Zu den Gesamtkosten zählen:

  • Abschreibung
  • Benzin
  • Miete für Garage oder Stellplatz
  • Reparaturen
  • Steuern
  • Versicherungen
  • Wartung
  • Zinsen

Besonders bei hochwertigen Fahrzeugen lohnt es sich, den Kilometersatz zu verwenden. Deshalb ist diese Methode bei Unternehmer:innen und Freiberufler:innen sehr beliebt, deren Auto eine Repräsentationsfunktion hat.

Übernachtungskosten bei der Reisekostenabrechnung

Zu Übernachtungskosten zählen Ausgaben für Hotelaufenthalte oder Mieten für Appartements. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass alle Rechnungen aufbewahrt werden, damit diese Reisekosten nachgewiesen werden können.

Verpflegungsmehraufwand bei der Reisekostenabrechnung

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass Essen auf Dienstreisen teurer ist als an der Arbeitsstätte. Daher haben Dienstreisende die Möglichkeit, bis zu 24 Euro pro Tag zu erhalten, wenn sie sich innerhalb Deutschlands bewegen. Hierbei handelt es sich um einen Pauschalbetrag, der nur gekürzt, aber nicht erhöht werden kann. Wer mehr als 8 Stunden am Tag auf Dienstreise ist, erhält 12 Euro am Tag. Für den Tag der An- oder Abreise werden ebenfalls jeweils 12 Euro pauschal eingerechnet. Bei länger andauernden Reisen erhalten Reisende 24 Euro für jeden vollen Tag.

 

Wird man von Kund:innen zum Essen eingeladen oder ist Frühstück bei der Hotelübernachtung inbegriffen, muss die Pauschale gekürzt werden. Für ein Frühstück im Hotel oder auf Kund:innenrechnung wird 20 % der Tagespauschale abgezogen. Für ein Mittag- oder Abendessen auf Kund:innenrechnung werden 40 % der Tagespauschale abgezogen.

Reisenebenkosten bei der Reisekostenabrechnung

Hierzu zählen Kosten, die bei einer Dienstreise nebenher anfallen, aber nicht direkt mit dem persönlichen Vorankommen in Verbindung stehen. Beispiele für Reisenebenkosten sind:

  • Telefonkosten
  • Selbstbezahlte Mahlzeiten
  • Trinkgelder
  • Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen, Messen oder Ausstellungen
  • Mietwagen, Taxen oder öffentliche Verkehrsmittel für Fahrten am Reiseziel
  • Mautgebühren
  • Reisegepäckversicherung
  • Schließfächer für Gepäckaufbewahrung
  • Parkgebühren
  • Mögliche Schadenersatzforderungen aufgrund eines Verkehrsunfalls
  • Kosten für WLAN im Hotel

Hier gelten die üblichen Mehrwertsteuersätze von 19 %. Unternehmer:innen können bei Kosten, für die Belege vorliegen, einen Vorsteuerabzug vornehmen. Alle Reisenebenkosten, die durch Rechnungen, Quittungen oder Ähnliches belegt werden können, erstattet das Finanzamt in voller Höhe steuerfrei. 

Reisekosten richtig abrechnen

Da Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung keine gesetzlichen und formalen Vorgaben beachten müssen, können diese theoretisch handschriftlich oder in einer Excel-Vorlage erstellt werden. 

 

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